Maak een plan
Een beurs plannen doe je meestal 4 tot 6 maanden voordat je gaat deelnemen aan een uitgekozen beurs. Stel een team samen en bespreek met elkaar wat realistisch haalbare doelen zijn. Maak hierop een overzichtelijke planning en verdeel de taken onder de teamleden. Belangrijk hierbij zijn om vooraf een budget samen te stellen, te bedenken hoe het transport van de materialen en producten moet gaan verlopen, wat de ideeën zijn voor het standontwerp, wat u aan marketing denkt te gaan doen en met welke show details er rekening gehouden zal moeten worden.
Stel uw budget samen
Kies voor een maximale effectiviteit van de kosten bijvoorbeeld voor een standontwerp die u meermaals kunt gebruiken. Bij het inschatten van het budget doet u er verstandig aan om een ruimte in te calculeren voor extra kosten zoals; de kosten voor de op- en afbouw van de stand, on-site management, reiskosten van alle standbemanning, kosten voor advertenties en mailings (marketingstrategie) en de kosten van de catering op de stand of beurs. Door alles heel zorgvuldig te plannen, kunt u meer genieten als de kosten van de beurs binnen uw gestelde budget vallen.
Bepaal uw standontwerp
Het ontwerp en de uitstraling van uw stand zijn van groot belang. Bedenk daarom van tevoren wat u naar de bezoekers uit wilt stralen en hoe u dat wilt gaan doen. Een uniek ontwerp, de vormgeving en de sfeer zijn essentieel om de stand een zo uitnodigend mogelijke uitstraling te geven. Streef hierbij naar individualiteit, originaliteit en autoriteit in plaats van de trends te volgen. De stand moet tenslotte opvallen maar wel in het verlengde van uw bedrijf of producten zijn.
Bijkomende zaken
U kunt natuurlijk heel druk zijn met het ontwerpen en inrichten van de stand maar er zijn ook nog andere belangrijke zaken die bij een beurs komen kijken en heel goed voor de beurs geregeld dienen te worden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een marketingtraject die tijdig ingezet dient te worden, de kleding die de vertegenwoordigers en hosts op de stand gaan dragen, entreebadges voor uw standbemanning, de parkeerkaarten voor het personeel en de catering die u voor hen gaat verzorgen
Nog enkele beurstips;
Om een bedrijf goed op de kaart en in de markt te zetten zijn er natuurlijk verschillende mogelijkheden te bedenken. U kunt een toffe mailing naar potentiële klanten versturen. U kunt een klanten-/relatiedag organiseren maar het is ook een mogelijkheid om met uw bedrijf of organisatie een fantastische stand op een beurs te huren. Hier kunnen jullie op een waardevolle manier jullie diensten, producten en bedrijf onder de aandacht brengen van de bezoekers of een naamsbekendheid creëren.
Om u als bedrijf optimaal te promoten op een beurs hebben we een aantal beurstips samengesteld die kunnen bijdragen aan een goede planning voordat de beurs van start gaat. Want een goede planning voorafgaand aan de beursdagen schept een rustig, professioneel verloop van de dagen dat de beurs in uitvoering is. Een goede voorbereiding is het halve werk kunnen we wel zeggen.
Kies de juiste beurs of tentoonstelling
Er zijn veel beurzen en tentoonstellingen op verschillende vakgebieden. Het is natuurlijk van groot belang dat u met uw bedrijf of product op de juiste plek staat, om uiteindelijk zoveel mogelijk resultaat te behalen.
Bekijk voordat u een beslissing neemt om op een beurs te staan welke beurs voor uw bedrijf het meest interessant is om aan deel te nemen. Het is van belang dat u uiteindelijk de beurs kiest waar u de doelstellingen van uw bedrijf of organisatie kunt bewerkstelligen. Van groot belang dus dat u de juiste kiest.
Er zullen ongetwijfeld beurzen zijn in uw vakgebied, maar ook daar zult u qua kwaliteit verschillende gradaties in vinden. Ook kan geld een rol spelen bij uw overweging. Het huren van een stand op de ene beurs is kostbaarder dan de andere beurs. Zorg er dus voor dat u voorafgaand goed uw huiswerk doet en van iedere interessante mogelijk informatie verzamelt.
Iedere beursorganisator kan u antwoorden op de volgende vragen geven:
- Hoe gerenommeerd is de beurs, hoe lang bestaat de beurs al?
- Hoeveel bezoekers trekt te beurs jaarlijks?
- Verzoek om inzage in de presentielijst van afgelopen jaar en bekijk of dit voor u de juiste doelgroep is
- Via welke mediakanalen wordt de beurs gepromoot?
- Welke beurspakketten zijn er beschikbaar?
Bekijk wie eventueel concurrenten zijn
Het is natuurlijk heel prettig om te weten of er tijdens een beurs ook concurrerende bedrijven aanwezig zullen zijn met een beursstand.
U kunt de organisatie vragen om een lijst met bevestigde exposanten om er zo achter te komen of er andere bedrijven zijn die met uw bedrijf zouden kunnen concurreren. Daarop kunt u, als u beslist om dezelfde beurs te staan, uw eigen bedrijfsstrategie afstemmen. Wellicht wilt u vermijden om dicht bij uw concurrenten in de buurt te staan, maar er bestaat ook een mogelijkheid dat deze concurrentie elkaar juist kan versterken. Dat is uiteraard niet voor ieder bedrijf gelijk en kunt u zelf het beste bepalen.
Weet wie er naast u staan op de beurs
Vaak is het heel handig om vooraf te weten wie uw buren zijn gedurende een beurs. Zo kunt u bijvoorbeeld één en ander afstemmen over hun planning en standbouw en ontwerp.
Kies voor de juiste plek
Indien u op een gewilde plek wilt staan tijdens een beurs, dan is het verstandig om zo snel mogelijk de beursplek te reserveren.
Hou er daarbij rekening mee, dat de grootste stand niet bij uitstek de beste hoeft te zijn voor uw bedrijf. Bedenk in ieder geval wel hoeveel ruimte u denkt nodig te hebben om uw bedrijf optimaal te kunnen presenteren. Een hoekstand is op de ene beurs een betere plek dan op de andere.
U kunt een plattegrond aanvragen bij de beursorganisatie, zodat u voor zichzelf een inschatting kunt maken welke plek voor u het meest effectief zal zijn. Daarbij rekening houdend met bijvoorbeeld de buren, eventueel plaatsing van concurrentie, de ligging ten opzichte van één of andere hoofdattractie of andere zaken waar u rekening mee wilt houden.