U moet voor uw bedrijf een congres organiseren, maar u loopt her en der tegen obstakels aan en u wilt weten wat u zeker weten moet doen? Geen probleem, in dit bericht worden al uw vragen over het organiseren van een congres beantwoord!
Datum en locatie
Deze twee factoren zijn van elkaar afhankelijk, uw locatie moet namelijk beschikbaar zijn op de door u gewenste datum. Verstandig is dus om een locatie te kiezen voordat u zich vastlegt op een datum. Leg uw agenda’s naast elkaar en kijk wat goed uitkomt! Let op dat uw datum niet overlapt met een gelijksoortig congres. Is dit wel het geval, probeer dan de eerste te zijn, zodat u waarschijnlijk als eerste gekozen wordt.
Kies een locatie met verschillende zalen die ruim genoeg is, zeker gezien de veelal grote aantallen die naar een congres komen en calculeer in uw budget genoeg geld, omdat locatiehuur vaak een groot deel opslokt.
Budget en sponsoring
Een congres is vaak een duur evenement. Maak een financieel plan om er zeker van te zijn dat u achteraf niet met onvoorziene kosten blijft zitten.
Ook kunt u een sponsor zoeken, mocht het met de financiën niet meezitten. Zij kunnen vaak een flinke bijdrage leveren aan uw congres.
Aankondiging en marketing
Zorg dat u uw congres op tijd onder de mensen brengt zodat er tijd genoeg is voor betalingen en organisatie. Zo weet u ook ruim op tijd hoeveel mensen u werkelijk kunt verwachten op uw congres, wat de organisatie een stuk gemakkelijker maakt.
U kunt uw congres bekender maken door gebruik te maken van verschillende media. U kunt folders laten drukken, een nieuwsbrief laten uitgaan naar de doelgroepen of een advertentie plaatsen.
Catering en sprekers
Op een congres wordt iedereen van lunch of diner voorzien en u kunt hiervoor gemakkelijk een cateraar inhuurt die zich toegespitst heeft op het verzorgen van catering voor grote bijeenkomsten. Ook moet iedereen van iets te drinken voorzien worden vóór, maar ook gedurende het congres.
Bij een lunch volstaat een reeks aan gezonde broodjes of salades en ook het diner hoeft geen vijf gangen menu te zijn.
Natuurlijk is het van belang dat er op het congres sprekers zijn die onderhoudende informatie kunnen verschaffen over het thema van het congres. Boek deze sprekers op tijd zodat u weet dat deze voor u beschikbaar zijn. Overleg met hen over de kosten en hun benodigdheden. Veelal zullen zij een projector nodig hebben voor hun powerpoints, een spreekgestoelte en een goed werkende microfoon zodat hij of zij goed te verstaan is.
Een goochelaar tijdens uw congres!
Om uw congres onvergetelijk te maken en om te zorgen dat u een goede indruk achterlaat kunt u een speciale act verzorgen voor tijdens de lunch. Een goochelaar doet het goed bij elk publiek en is al eeuwenlang voor iedereen groot vermaak. Robin Matrix is een van de beste goochelaars van Nederland op dit moment en uitermate geschikt voor congressen en bijeenkomsten.
